Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Online-Dienst „PixKey“ · Anlage zu den AGB

Version 1.0 · Stand: Oktober 2026

zwischen

dem Kunden (nachfolgend „Verantwortlicher“), wie bei der Registrierung bzw. im Vertrag über den Online-Dienst bezeichnet,

und

Sven Gauditz, handelnd unter „PixAgentur“, Einzelunternehmen, Ringstraße 3, 24321 Behrensdorf (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“).

Präambel

Der Verantwortliche nutzt den Online-Dienst „PixKey“ des Auftragsverarbeiters (Vertrag nach den AGB, Teil B). Dabei verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien nach Art. 28 DSGVO. Bei Widersprüchen zu den AGB geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor.

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Verantwortliche und seine Benutzer in den Online-Dienst eingeben oder durch dessen Nutzung erzeugen, durch den Auftragsverarbeiter zur Bereitstellung, zum Betrieb und zur Wartung des Online-Dienstes.

(2) Der Vertrag beginnt mit Beginn des Vertrags über den Online-Dienst (einschließlich der Testphase und des Tarifs Free) und endet mit dessen Beendigung und der vollständigen Löschung nach § 12. Er kann nicht gesondert gekündigt werden; das Recht zur außerordentlichen Kündigung bei einem schwerwiegenden Verstoß bleibt unberührt.

(3) Nicht Gegenstand sind eigene Verarbeitungen des Auftragsverarbeiters als Verantwortlicher (Vertragsdaten, Rechnungs- und Kontaktdaten des Kunden, Registrierungsdaten, Daten der Website pixkey.de). Hierfür gilt die Datenschutzerklärung des Auftragsverarbeiters für App und Webanwendung.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

(1) Art der Verarbeitung: Erheben, Erfassen, Speichern, Abfragen, Verwenden, Übermitteln innerhalb des Dienstes, Einschränken, Anonymisieren, Löschen; Bereitstellung der Daten in Anzeigen, Nachweislisten, Druckansichten und Exporten für den Verantwortlichen; Sicherung.

(2) Zweck: Bereitstellung des Online-Dienstes zur digitalen Dokumentation der Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln und Transpondern, einschließlich

a) Erfassung von Ausgabe und Rückgabe mit Unterschrift des Mitarbeiters,

b) Verwaltung der Benutzer, Rollen und gekoppelten Tablets,

c) Nachweisliste, Druckansicht und Export,

d) Erinnerungen an überfällige Rückgaben (E-Mail an die vom Verantwortlichen hinterlegte Adresse; Push-Benachrichtigung ohne Personennamen),

e) Erkennung der Schlüsselnummer aus einem Foto (nur im Tarif Plus durch einen externen KI-Dienst, nur auf Anforderung des Benutzers),

f) Datenauskunft, Anonymisierung und fristgesteuerte Anonymisierung,

g) Betrieb, Fehlerbehebung, Sicherheit und Sicherung des Dienstes.

(3) Die Verarbeitung findet auf Servern in Deutschland statt, mit den Ausnahmen der Unterauftragsverarbeiter nach Anlage 2, die im Einzelfall Daten außerhalb Deutschlands verarbeiten können (§ 8).

§ 3 Kategorien von Daten und Betroffenen

(1) Kategorien personenbezogener Daten:

a) Beschäftigtendaten (Mitarbeiter, die Schlüssel erhalten): Name, Personalnummer, Abteilung, Zuordnung zu Schlüsseln und Vorgängen mit Zeitpunkten, Status und Bemerkung, Unterschriftsbild bei Ausgabe und Rückgabe;

b) Nutzerkonten (Benutzer des Verantwortlichen): Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort in gehashter Form, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Sitzungs- und Anmeldetoken in gehashter Form, Geräteangaben zu gekoppelten Tablets, bei Remember-Anmeldungen der Browsertyp;

c) Protokolldaten: Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen (u. a. Anmeldung, Ausgabe, Rückgabe, Änderungen an Stammdaten, Support-Zugriff) mit Benutzer, Zeitpunkt und IP-Adresse; Fehler- und Systemprotokolle mit technischen Angaben; Zähler zur Missbrauchsabwehr (z. B. Anmeldeversuche je IP und Adresse);

d) Inhalte aus der KI-Erkennung (Tarif Plus): das vom Benutzer aufgenommene Foto, ausschließlich zur Auslesung der Nummer und ohne Speicherung beim Auftragsverarbeiter.

(2) Nicht verarbeitet werden besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Dynamische Eigenschaften der Unterschrift (Schreibverlauf, Druck, Geschwindigkeit) werden nicht gespeichert; gespeichert wird nur das Bild. Der Verantwortliche weist seine Benutzer an, keine Fotos mit Personen oder sonst unbeteiligten Inhalten für die Erkennung aufzunehmen.

(3) Kreis der Betroffenen: Beschäftigte des Verantwortlichen (und im Einzelfall von ihm eingesetzte Dritte, z. B. Fremdfirmenpersonal), die Schlüssel oder Transponder erhalten; Benutzer des Dienstes beim Verantwortlichen.

§ 4 Verantwortlichkeit und Weisungen

(1) Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Er informiert die betroffenen Mitarbeiter über die Erfassung ihrer Daten (Name, Unterschrift, Zeitpunkte) nach Art. 13 DSGVO, legt die Rechtsgrundlage fest und beteiligt eine etwaige Arbeitnehmervertretung. Der Auftragsverarbeiter stellt dafür kein Muster und keine Rechtsberatung bereit.

(2) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, einschließlich der Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, er ist durch Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung verpflichtet; in diesem Fall teilt er dies dem Verantwortlichen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

(3) Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, den AGB, der Dokumentation und den Einstellungen und Funktionen, die der Verantwortliche in der Anwendung auslöst (z. B. Anonymisieren, Aufbewahrungsfrist, Export). Einzelweisungen erteilt der Verantwortliche in Textform. Der Auftragsverarbeiter weist den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin, wenn er eine Weisung für rechtswidrig hält; er darf die Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung aussetzen.

(4) Ansprechpartner des Verantwortlichen sind die in der Anwendung hinterlegten Inhaber- und Administratorkonten. Ansprechpartner des Auftragsverarbeiters für Datenschutzanfragen ist Sven Gauditz, E-Mail: info@pixagentur.com.

§ 5 Pflichten des Auftragsverarbeiters

(1) Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b DSGVO). Zugriff auf Daten des Verantwortlichen hat derzeit nur der Inhaber des Auftragsverarbeiters. Setzt der Auftragsverarbeiter Hilfspersonen mit Zugriff ein, verpflichtet er sie vorher in Textform zur Vertraulichkeit.

(2) Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Anlage 1 (Art. 32 DSGVO) und passt sie dem Stand der Technik an. Wesentliche Änderungen, die das Schutzniveau absenken, sind unzulässig; Änderungen, die es erhöhen oder erhalten, sind zulässig.

(3) Der Auftragsverarbeiter führt ein Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO. Einen Datenschutzbeauftragten hat er nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nach seiner Einschätzung nicht vorliegen; er prüft das bei Änderungen der Verhältnisse erneut.

(4) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke. Aggregierte Betriebskennzahlen ohne Personenbezug (z. B. die Zahl der Vorgänge je Tarif) darf er für Betrieb, Abrechnung und Planung auswerten.

(5) Support-Zugriff: Der Auftragsverarbeiter darf im Rahmen von Supportanfragen oder zur Störungsbeseitigung auf Daten des Verantwortlichen zugreifen, soweit dies erforderlich ist. Der Verantwortliche stimmt dem mit diesem Vertrag allgemein zu. Solche Zugriffe, auch Anmeldungen im Namen eines Mandanten durch den Betreiber der Plattform, werden protokolliert. Auf Anfrage erteilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen Auskunft aus dem Protokoll zu Zugriffen auf dessen Daten.

§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen

(1) Die bei Vertragsschluss vereinbarten Maßnahmen ergeben sich aus Anlage 1. Der Verantwortliche hat sie geprüft und hält sie unter Berücksichtigung der Art der Daten, der Risiken und der Kosten für angemessen.

(2) Der Verantwortliche bleibt für die Sicherheit der Daten auf seiner Seite verantwortlich (Endgeräte, Tablets, Zugangsdaten, Passwörter, Bildschirmsperre, Rechtevergabe an Benutzer).

§ 7 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter die allgemeine schriftliche Genehmigung, die in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

(2) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über jede beabsichtigte Änderung (Hinzuziehung oder Ersetzung) in Textform mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden. Der Verantwortliche kann innerhalb von 14 Tagen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch, gilt die Änderung als genehmigt. Bei Widerspruch ohne Einigung können die Parteien den Vertrag über den Online-Dienst zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung außerordentlich kündigen.

(3) Der Auftragsverarbeiter schließt mit jedem Unterauftragsverarbeiter einen Vertrag, der ihm dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie dieser Vertrag, soweit sie für die ihm übertragene Leistung maßgeblich sind. Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten des Unterauftragsverarbeiters (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

(4) Kein Unterauftragsverhältnis sind Nebenleistungen wie Telekommunikation, Post, Wartung ohne Zugriff auf Daten und Reinigung. Die Betreiber der App-Stores (Apple, Google) sind keine Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters; sie verarbeiten Daten im Verhältnis zu den Nutzern der App nach ihren eigenen Bedingungen.

§ 8 Datenübermittlung in Drittländer

(1) Die Kernverarbeitung (Datenbank, Unterschriftsdateien, Sicherungen, Anwendung) erfolgt auf Servern des Hosters in einem Rechenzentrum in Deutschland.

(2) Eine Übermittlung in ein Drittland findet nur statt, soweit ein Unterauftragsverarbeiter nach Anlage 2 Daten dort verarbeitet und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien). Die Angaben je Unterauftragsverarbeiter stehen in Anlage 2.

§ 9 Unterstützung bei Betroffenenrechten

(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung der Rechte der Betroffenen nach Kapitel III DSGVO.

(2) Die Anwendung stellt dafür folgende Funktionen bereit, die der Verantwortliche selbst nutzt:

a) Auskunft (Art. 15): Export aller zu einer Person gespeicherten Daten einschließlich der Unterschriftsbilder je Vorgang, mit Protokollierung des Abrufs;

b) Berichtigung (Art. 16): Änderung der Stammdaten der Person;

c) Löschung (Art. 17): Anonymisierung einer Person. Danach sind Vorname und Personalnummer entfernt, der Nachname lautet „Gelöscht“, alle Unterschriftsbilder sind gelöscht; die Vorgangszeilen bleiben ohne Personenbezug als Betriebsnachweis stehen. Mitarbeiter mit offenem Vorgang werden nicht anonymisiert;

d) Frist (Art. 5 Abs. 1 lit. e): automatische Anonymisierung nach einer vom Verantwortlichen eingestellten Frist (mindestens 365 Tage; leer = keine automatische Anonymisierung);

e) Datenübertragbarkeit (Art. 20): Export der Nachweisliste als Excel-Arbeitsmappe und CSV.

(3) Wendet sich ein Betroffener unmittelbar an den Auftragsverarbeiter, leitet dieser die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet sie nicht selbst.

§ 10 Unterstützung bei Sicherheit, Meldung und Folgenabschätzung

(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, soweit dies die Verarbeitung im Rahmen dieses Vertrags betrifft, durch Auskünfte und Unterlagen.

(2) Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die den Verantwortlichen betreffen, meldet der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen unverzüglich, möglichst binnen 48 Stunden nach Bekanntwerden, an die in der Anwendung hinterlegte Adresse des Inhabers. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter ergreift unverzüglich Maßnahmen zur Eindämmung und unterstützt bei der Meldung an die Aufsichtsbehörde und bei der Benachrichtigung der Betroffenen. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde und die Betroffenen selbst obliegt dem Verantwortlichen.

(3) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie diese Verarbeitung betreffen.

§ 11 Nachweise und Kontrollrechte

(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags zur Verfügung (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO), insbesondere durch Auskunft zu den Maßnahmen nach Anlage 1 und, soweit vorhanden, Zertifikate und Berichte der Unterauftragsverarbeiter.

(2) Der Verantwortliche darf nach Anmeldung mit mindestens 14 Tagen Vorlauf während der üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebs Überprüfungen vornehmen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten, nicht im Wettbewerb stehenden Prüfer vornehmen lassen. Der Umfang der Prüfung richtet sich nach dem Risiko und ist auf die für diesen Vertrag erforderlichen Systeme beschränkt. Zugriff auf Daten anderer Kunden und auf Betriebsgeheimnisse ist ausgeschlossen. Vor-Ort-Prüfungen bei Unterauftragsverarbeitern richten sich nach deren Bedingungen.

(3) Prüfungen sind in der Regel nicht öfter als einmal jährlich erforderlich, es sei denn, ein konkreter Anlass besteht. Der Verantwortliche trägt die Kosten seiner Prüfung; den Aufwand des Auftragsverarbeiters vergütet er nach § 13 Abs. 1.

§ 12 Löschung und Rückgabe nach Vertragsende

(1) Während der Vertragslaufzeit kann der Verantwortliche seine Daten mit den Exportfunktionen sichern (Nachweisliste als Excel/CSV, Druckansicht mit Unterschriften; § 14 AGB). Der Export ist bis zum Vertragsende möglich.

(2) Der Auftragsverarbeiter löscht alle personenbezogenen Daten des Verantwortlichen einschließlich der Unterschriftsdateien 30 Tage nach Vertragsende, bei Löschung des Kontos durch den Verantwortlichen nach Ablauf der Wartefrist in der Anwendung (30 Tage). Kopien in Sicherungen werden mit Ablauf der Sicherungsrotation gelöscht, spätestens 90 Tage nach der Löschung der Daten im Produktivsystem.

(3) Der Auftragsverarbeiter bestätigt dem Verantwortlichen die Löschung auf Verlangen in Textform.

(4) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragsverarbeiters für eigene Geschäftsunterlagen bleiben unberührt; sie betreffen die Daten dieses Vertrags nicht.

§ 13 Vergütung und Haftung

(1) Die Unterstützungsleistungen des Auftragsverarbeiters nach diesem Vertrag sind mit dem Entgelt für den Online-Dienst abgegolten, soweit sie von der Anwendung bereitgestellt werden oder keinen erheblichen Aufwand verursachen. Erheblicher Mehraufwand, insbesondere für Prüfungen nach § 11 und Einzelweisungen, wird nach Aufwand zu den üblichen Sätzen des Auftragsverarbeiters vergütet, die er auf Anfrage nennt und vorab mit dem Verantwortlichen abstimmt.

(2) Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO im Außenverhältnis zu den Betroffenen. Im Innenverhältnis gelten die Haftungsregelungen der AGB (§ 24), soweit zwingendes Recht nichts anderes bestimmt.

§ 14 Laufzeit im Tarif Free und in der Testphase

Dieser Vertrag gilt ab der Registrierung, auch im Tarif Free und in der Testphase. Der Verantwortliche stimmt ihm bei der Registrierung ausdrücklich zu (Zustimmung in der Webanwendung bzw. App). Der Auftragsverarbeiter speichert die Fassung dieses Vertrags und den Zeitpunkt der Zustimmung.

§ 15 Kaufversion

(1) Bei der Kaufversion betreibt der Verantwortliche die Software auf eigenem Server. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet dabei keine Daten des Verantwortlichen und ist insoweit nicht Auftragsverarbeiter.

(2) Erhält der Auftragsverarbeiter im Rahmen von Installation, Wartung oder Fehlersuche Zugriff auf personenbezogene Daten auf dem Server des Verantwortlichen, gelten §§ 2 bis 14 für diese Verarbeitung entsprechend, mit folgenden Abweichungen: Die Maßnahmen nach Anlage 1 gelten, soweit sie den Zugriff des Auftragsverarbeiters betreffen (Nr. 1, 3, 4, 6); der Zugriff bleibt auf das erforderliche Maß begrenzt und wird nach Abschluss beendet; Unterauftragsverarbeiter werden nicht eingesetzt. Auf Verlangen des Verantwortlichen schließen die Parteien vor einem solchen Zugriff eine gesonderte Vereinbarung.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Für Änderungen der Unterauftragsverarbeiter gilt § 7.

(2) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Auftragsverarbeiters (vgl. § 28 AGB).

(3) Sind einzelne Regelungen unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Stand: Oktober 2026. Die Maßnahmen sind im Programmcode und im Betrieb umgesetzt.

1. Zugangs- und Zugriffskontrolle

• Anmeldung mit E-Mail und Passwort; Passwörter werden nur als Hash mit dem aktuellen PHP-Standardverfahren (derzeit bcrypt) gespeichert.
• Rollen mit serverseitiger Prüfung: Inhaber, Administrator, Ausgabe. Ein Benutzer mit Rolle Ausgabe erreicht die Verwaltung nicht, auch nicht über eine direkte Adresse.
• Aktuelle Rechte bei jedem Aufruf: Eine laufende Sitzung verliert ihre Rechte, wenn das Konto deaktiviert, herabgestuft oder das Passwort geändert wird.
• Sitzungs-Cookie mit HttpOnly, SameSite=Lax und Secure-Flag bei HTTPS; Sitzungsdauer begrenzt (Standard 8 Stunden).
• Remember-Anmeldung: Der Prüfwert wird in der Datenbank nur als SHA-256-Hash gespeichert.
• App-Anmeldung: Zufallstoken, in der Datenbank nur als SHA-256-Hash; Access-Token 15 Minuten, Refresh-Token 60 Tage mit Ersetzung bei jeder Nutzung; Wiederverwendung eines benutzten Refresh-Tokens sperrt die gesamte Token-Familie; Token verlieren bei Passwortänderung ihre Gültigkeit.
• Gekoppelte Tablets: Kopplung per QR-Code ohne eigenes Benutzerkonto; Sperren eines Geräts in der Geräteverwaltung.
• Begrenzung der Anmeldeversuche und weiterer Anfragen (Anmeldung Web und Plattform, App-Anmeldung je Adresse und je IP, Registrierung, Kopplung, Token-Erneuerung).
• Registrierung: Bestätigungstoken nur als Hash; offene Registrierungen verfallen nach 48 Stunden, bestätigte werden nach 30 Tagen samt E-Mail und IP gelöscht; höchstens drei Mails je Empfängeradresse in 24 Stunden.
• Passwortrichtlinie: Mindestlänge 10 Zeichen bei Registrierung.
• Zugriff des Betreibers auf die Plattform (Cockpit) mit eigenem Zugang, begrenzt durch Anmeldelimit; die Anmeldung im Namen eines Mandanten wird protokolliert.

2. Mandantentrennung und Datenhaltung

• Jede Datenbankabfrage ist auf den angemeldeten Mandanten begrenzt; automatisierte Tests prüfen die Mandantentrennung.
• Unterschriften liegen als Dateien je Mandant in einem eigenen Verzeichnis außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs (Webroot); Abruf nur über ein Skript, das Anmeldung und Mandant prüft.
• Logos und andere Uploads werden mit eingeschränkten Sicherheitsheadern ausgeliefert (u. a. Inhaltstyp-Schutz, Content-Security-Policy).
• Content-Security-Policy für Verwaltung und Ausgabe-Oberfläche; Schriften werden selbst ausgeliefert, keine Verbindung zu Schriftanbietern.
• Fotos aus der Nummernerkennung werden nicht gespeichert.
• Keine Speicherung der Strichdynamik der Unterschrift (nur Bild).

3. Weitergabekontrolle

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS) zwischen Browser bzw. App und Server; HTTPS ist Voraussetzung des Betriebs.
• Push-Benachrichtigungen enthalten keine Personennamen (z. B. „3 Schlüssel überfällig“).
• Übermittlung an die KI-Erkennung nur auf Anforderung des Benutzers, nur das Foto, ohne Namen und Vorgangsdaten.

4. Eingabe- und Protokollierungskontrolle

• Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen (Anmeldung, Ausgabe, Rückgabe, Änderung von Stammdaten, Support-Zugriff, Datenauskunft) mit Benutzer, Zeitpunkt und IP-Adresse; getrennt für Mandanten und Plattform.
• Fehlerprotokoll der Anwendung (Fehlermeldung mit technischen Angaben).

5. Verfügbarkeitskontrolle

• Regelmäßige Sicherung von Datenbank und Unterschriftsdateien (angestrebt täglich).
• Hosting in einem Rechenzentrum in Deutschland (Hoster nach Anlage 2).

6. Datenminimierung, Löschung, Trennung

• Anonymisierung einer Person durch den Verantwortlichen; Unterschriftsbilder werden endgültig gelöscht (Datei und Eintrag), Löschaufträge für Dateien werden wiederholt, bis sie erledigt sind.
• Fristgesteuerte nächtliche Anonymisierung nach einer vom Verantwortlichen eingestellten Frist (mindestens 365 Tage).
• Anonymisierung nur, wenn alle Vorgänge der Person abgeschlossen und älter als die Frist sind.
• Löschung ganzer Mandanten einschließlich Unterschriftsdateien nach 30 Tagen Wartefrist.
• Mandantengetrennte Verarbeitung; Test- und Produktivdaten sind getrennt (eigene Testdatenbank, Demo-Mandant mit erfundenen Daten).

7. Organisatorische Maßnahmen

• Zugriff auf Produktivsysteme hat nur der Inhaber des Auftragsverarbeiters (§ 5 Abs. 1).
• Sicherheitsprüfung in der Entwicklung: automatisierte Tests, statische Analyse, Abhängigkeitsprüfung.

Anlage 2 – Unterauftragsverarbeiter

Stand: Oktober 2026.

Hinweis zu Nr. 4: Stripe verarbeitet Vertrags- und Zahlungsdaten des Kunden, nicht Daten der Beschäftigten. Für Teile der Zahlungsabwicklung (etwa Betrugsprävention) ist Stripe eigener Verantwortlicher. Die Aufnahme in diese Liste dient der Transparenz.

Hinweis zu Nr. 6: Cloudflare Turnstile prüft nur, ob ein Mensch das Formular ausfüllt. Beschäftigtendaten aus PixKey erreichen den Dienst nicht. Die Aufnahme in diese Liste dient der Transparenz.

Hinweis zu Nr. 5: Die App entfernt vor dem Senden Namen, E-Mail-Adressen, Zugangsdaten und Adressparameter aus den Berichten. Sentry erhält keine Beschäftigtendaten. Die Aufnahme in diese Liste dient der Transparenz.

Hinweis zur Werbung: Im Tarif Free zeigt die App nach der Testphase Werbung (Google AdMob, Google Ireland Limited). Google verarbeitet dabei Geräte- und Anzeigendaten als eigener Verantwortlicher. Beschäftigtendaten, Schlüsseldaten und Unterschriften aus PixKey erhält Google nicht. Google ist deshalb kein Unterauftragsverarbeiter nach diesem Vertrag. Näheres steht in der Datenschutzerklärung für App und Webanwendung.