Schlüssel- und Transponderverwaltung
PixKey ersetzt die Excel-Nachweisliste und das Schlüsselbuch auf Papier. Sie geben Schlüssel und Transponder am Tablet oder Handy aus, der Mitarbeiter unterschreibt auf dem Display, bei der Rückgabe ein zweites Mal.
14 Tage alle Funktionen Schlüssel- und Mitarbeiterdaten in Deutschland Läuft im Browser und als Android-App
Der Ausgangspunkt
Fast jeder Betrieb führt die Nachweisliste für Schlüssel in einer Tabelle, daneben steht ein Ordner mit Zetteln. Das geht gut, solange niemand nachfragt.
Eingetragen wird abends aus dem Gedächtnis. Oder gar nicht.
Zeile und Zettel finden ein Jahr später nicht mehr zusammen.
Also niemand.
Der zweite Eintrag fehlt danach ohne Fehlermeldung.
Spätestens nach einem Verlust will jemand wissen, wer den Schlüssel zuletzt hatte, seit wann und ob er den Empfang bestätigt hat. Dann zählt, was in der Liste steht.
Illustration mit erfundenen Namen: eine Tabelle, wie sie in vielen Betrieben liegt.
Ablauf
Die Reihenfolge ist die, in der es am Empfang ohnehin abläuft. Zurück geht es jederzeit. Gespeichert wird erst mit der Unterschrift.
Name oder Personalnummer tippen, die Liste filtert mit. Kommt jemand zum ersten Mal, legen Sie ihn direkt im Vorgang an.
Nummer tippen, aus dem Bestand wählen oder den Anhänger fotografieren. Die Erkennung läuft auf dem Gerät. Ist der Schlüssel schon ausgegeben, lehnt PixKey ab, damit nie zwei offene Vorgänge auf einer Nummer stehen.
Die Rückgabefrist wählen Sie per Schnellwahl.
Der Bildschirm zeigt die Zusammenfassung. Der Mitarbeiter quittiert den Schlüssel mit Finger oder Stift auf dem Display, dann erst entsteht der Vorgang. Ohne Unterschrift kein Speichern.
Der Mitarbeiter bestätigt auf dem Display, dass er den Schlüssel abgegeben hat. Danach steht der Schlüssel wieder auf verfügbar.
Ist die Frist verstrichen, wechselt der Vorgang auf überfällig, im Panel und auf Wunsch per Mail.
Der Vorgang bleibt als Nachweis stehen, der Bestand ist wieder frei.
Funktionen
Gebaut für die Theke, nicht für eine Funktionsliste im Prospekt.
Die Kamera liest die Nummer vom Anhänger, auf dem Gerät und ohne Cloud. Im Plus-Tarif liest zusätzlich eine KI Gravuren und Handschrift. Falsch gelesen? Darüber tippen.
Bei der Ausgabe und bei der Rückgabe, mit Finger, Stift oder Maus. Beide stehen später im Ausdruck neben der Zeile.
Der Status wechselt von allein. Eine Sammelmail am Tag nennt, was überfällig ist und bei wem, je Vorgang höchstens alle sieben Tage.
Pflichtfeld: wann und wo zuletzt gesehen. Taucht der Schlüssel wieder auf, vermerken Sie das mit einem Klick.
Inhaber, Admin und Ausgabe. Wer nur ausgibt, sieht nur den Ausgabe-Bildschirm, auch nicht über eine direkte Adresse.
Abteilungen, Schlüsselarten und Schließbereiche sind Auswahllisten. Zylinderschlüssel, Transponder und Vorhängeschloss laufen im selben Ablauf, und der Serverraum heißt in jeder Auswertung gleich.
Das Tablet am Empfang springt nach Inaktivität zum Start zurück. Es bleibt kein halber Vorgang mit Namen auf dem Display stehen.
Nach Zeitraum, Status und Person filtern, im Volltext suchen. Die Spalte „Tage im Besitz“ rechnet mit.
Firmenlogo für hellen und dunklen Untergrund. Es steht im Panel, im Ausdruck und in der Excel-Mappe.
Tablet und Offline
Ein Tablet am Empfang gehört keiner Person. PixKey behandelt es deshalb nicht wie einen Benutzer.
Der Administrator zeigt auf dem Handy einen QR-Code, das Tablet scannt ihn. Es braucht kein eigenes Konto. Geht es verloren, sperren Sie es in der Geräteliste.
Nach der eingestellten Zeit springt der Bildschirm zum Start zurück, die letzten zehn Sekunden als Countdown. Das schützt Namen und Unterschriften vor dem nächsten Blick.
Im Keller oder in der Halle fehlt oft das Netz. Die App speichert Ausgabe und Unterschrift auf dem Gerät und gleicht ab, sobald wieder Verbindung besteht. Bis dahin steht dort „Nummer folgt“. Zwei Tablets ohne Netz vergeben nie dieselbe Nummer.
Die App gibt es für iPhone, iPad und Android. Kopplung per QR-Code und Ausgabe ohne Netz gehören zur App. Die Webanwendung läuft schon heute im Browser.
Nachweis und Export
Jede Ausgabe und jede Rückgabe ist eine Zeile, mit Unterschrift statt losem Schlüsselübergabeprotokoll. Wenn die Revision, die Versicherung oder die Geschäftsführung fragt, filtern Sie den Zeitraum und drucken.
A4 quer, jede Zeile mit beiden Unterschriften als Bild. Über den Druckdialog landet sie auf Papier oder als PDF in der Ablage.
Zwei Blätter: die Nachweisliste mit echten Datums- und Zahlenwerten, dazu die Kennzahlen des Zeitraums. Kopfzeile fixiert, Autofilter gesetzt.
Semikolon-getrennt mit UTF-8-Kennzeichnung, damit Excel Umlaute richtig zeigt. Für den Import in andere Systeme.
Was Sie sehen, laden Sie herunter. Zeitraum, Status und Person wirken auf die Anzeige und auf jeden Export gleich. Unterschriftsbilder gibt es nur in der Druckansicht.
Datenschutz
Eine Schlüsselliste sagt, wer wohin kommt. Dazu kommen Unterschriften, die besonders eindeutig auf eine Person zeigen. Beides gehört nicht auf irgendeinen Server.
Mitarbeiter, Schlüssel, Vorgänge und Unterschriften bei IONOS in Deutschland
Die Bilddateien liegen außerhalb des öffentlichen Bereichs. Abruf nur nach Anmeldung und nur für die eigene Firma.
PixKey speichert das Foto nicht. Behalten wird die erkannte Nummer, das Bild wird nach der Erkennung verworfen.
Die Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO kommt als eine Datei, mit beiden Unterschriften je Vorgang.
Eine Person lässt sich anonymisieren. Ihre Unterschriften sind dann gelöscht, die Vorgangszeilen bleiben ohne Namen stehen.
Sie tragen eine Frist ab 365 Tagen ein, PixKey anonymisiert nachts von selbst. Welche Frist stimmt, entscheidet Ihr Haus.
Jede Abfrage bleibt auf die eigene Firma begrenzt. Ein Protokoll hält fest, wer wann ausgegeben, zurückgenommen oder geändert hat.
Vier Ausnahmen, die wir offen nennen: Bei der KI-Erkennung im Plus-Tarif geht das Foto zur Erkennung an Anthropic, im Free- und Basis-Tarif läuft sie nicht. Die App verschickt Push-Benachrichtigungen über den Dienst Expo, ohne Personennamen. Die Zahlung läuft über Stripe, dort liegen nur die Vertragsdaten des Kunden. Im Free-Tarif zeigt die App nach der Testphase Werbung von Google AdMob, nur nicht personalisiert und nur nach Ihrer Einwilligung. Schlüssel-, Mitarbeiter- und Unterschriftsdaten gehen dabei nicht an Google.
Die Schriften liefert PixKey selbst aus, ohne Verbindung zu Google Fonts. Für die Verarbeitung in der Anwendung gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), dem Sie bei der Registrierung zustimmen. Einzelheiten zu Anthropic, Expo und Stripe regelt der AVV.
Die Vorführinstallation steht jedem offen. Alle Namen, Nummern und Unterschriften sind erfunden, der Stand wird regelmäßig zurückgesetzt. Sie können also anlegen, ändern und löschen, ohne etwas kaputt zu machen.
demo@pixagentur.compixkey-demoPreise
Nach Umfang gestaffelt, nicht nach Zahl der Vorgänge. Wer viel ausgibt, zahlt deshalb nicht mehr.
0 €dauerhaft kostenlos
Zum Ausprobieren und für den kleinen Schlüsselschrank.
29 €pro Monat zzgl. MwSt.
Für einen Betrieb mit Empfang oder Lagerausgabe.
59 €pro Monat zzgl. MwSt.
Für mehrere Standorte und schwer lesbare Gravuren.
1.490 €einmalig zzgl. MwSt.
Einmal zahlen, auf dem eigenen Server betreiben.
Ohne aktive Wartung läuft die Webanwendung weiter, die App-Anbindung pausiert.
Angebot anfordernAlle Preise zzgl. der gesetzlichen MwSt.
14 Tage lang testen Sie alle Funktionen kostenlos. Danach läuft der Free-Tarif weiter, wenn Sie nichts buchen. In der App zeigt er dann Werbung, Basis, Plus und die Kaufversion sind werbefrei.
Häufige Fragen
PixKey ist eine Software für die digitale Schlüsselverwaltung in Firmen. Sie geben Schlüssel und Transponder am Tablet oder Handy aus, der Mitarbeiter unterschreibt auf dem Display, bei der Rückgabe ein zweites Mal. Daraus entsteht eine Nachweisliste, die Sie filtern, drucken oder nach Excel exportieren. PixKey ersetzt damit die Excel-Liste und den Zettel im Ordner.
Nein. PixKey läuft im Browser, auf dem PC am Empfang, auf einem vorhandenen Tablet oder dem Diensthandy. Für den Kiosk-Modus reicht ein günstiges Tablet ab etwa 10 Zoll. Die App gibt es für iPhone und iPad im App Store und für Android im Google Play Store.
Nein. Wer einen Schlüssel bekommt, wird als Mitarbeiter geführt und unterschreibt nur. Konten brauchen die Personen, die ausgeben oder verwalten. Ein Tablet an der Ausgabestelle bekommt die Rolle Ausgabe und kommt auf keine Verwaltungsseite.
Sie tippen die Nummer ein. PixKey erkennt, dass sie neu ist, und fragt nach Schlüsselart und Schließbereich. Der Schlüssel ist damit angelegt und im selben Zug ausgegeben. Der Bestand wächst im Betrieb mit.
Gedruckte, kontrastreiche Ziffern erkennt die Kamera auf dem Gerät gut. Gravuren auf Metall, Handschrift und schlechtes Licht sind schwieriger. Dafür gibt es im Plus-Tarif die KI-Erkennung. In beiden Fällen ist das Ergebnis ein Vorschlag: Sie können die Nummer jederzeit von Hand korrigieren.
Nein. PixKey speichert das Foto nicht. Gespeichert wird nur die erkannte Nummer, das Bild wird nach der Erkennung verworfen. Bei der KI-Erkennung im Plus-Tarif geht das Foto zur Erkennung an Anthropic.
Ihre Schlüssel- und Mitarbeiterdaten liegen in Deutschland: Mitarbeiter, Schlüssel, Vorgänge und Unterschriften bei IONOS. Vier Ausnahmen: Bei der KI-Erkennung im Plus-Tarif geht das Foto an Anthropic. Die App verschickt Push-Benachrichtigungen über den Dienst Expo, ohne Personennamen. Die Zahlung läuft über Stripe, dort liegen nur Vertragsdaten des Kunden. Im Free-Tarif zeigt die App nach der Testphase Werbung von Google AdMob. Dabei gehen Geräte- und Anzeigendaten an Google, keine Schlüssel-, Mitarbeiter- oder Unterschriftsdaten.
Ja, mit der Kaufversion und aktiver Wartung (290 € pro Jahr zzgl. MwSt.). Die Daten bleiben dann vollständig im Haus. Ohne aktive Wartung läuft die Webanwendung weiter, die App-Anbindung pausiert.
Ja. Zylinderschlüssel, Transponder, Vorhängeschlösser und Autoschlüssel laufen im selben Ablauf: Nummer, Frist, Unterschrift bei Ausgabe und Rückgabe. Die Schlüsselarten pflegen Sie als Auswahlliste. Mehrere gleiche Stücke unter einer Nummer, etwa drei Transponder derselben Charge, geben Sie in einem Vorgang aus, bis zu 20.
PixKey hält dieselben Angaben digital fest: wer welchen Schlüssel bekommt, wann, bis wann, dazu die Unterschrift als Quittung bei Ausgabe und Rückgabe. Die Druckansicht der Nachweisliste zeigt jede Zeile mit beiden Unterschriften auf A4 quer. Ob Ihre Versicherung oder Ihr Haus zusätzlich eigene Formulare verlangt, klären Sie dort.
Sie melden ihn im Vorgang als verloren und tragen ein, wann und wo er zuletzt gesehen wurde. Er blockiert dann den Bestand nicht mehr, bleibt aber mit der Unterschrift der Person in der Historie. Taucht er wieder auf, vermerken Sie das mit einem Klick.
Einmal täglich geht eine Sammelmail an die Adresse, die Sie in den Einstellungen hinterlegen. Je Vorgang kommt höchstens alle sieben Tage eine Erinnerung. Die Mitarbeiter selbst bekommen keine Mail, PixKey kennt ihre Adresse gar nicht.
Über die Druckansicht der Nachweisliste: A4 quer, jede Zeile mit Ausgabe- und Rückgabe-Unterschrift als Bild. Drucken Sie sie aus oder speichern Sie sie über den Druckdialog des Browsers als PDF. Excel und CSV enthalten die Daten, aber keine Unterschriftsbilder.
Bei der Person auf „Datenauskunft exportieren“ klicken. Die Datei enthält alles Gespeicherte, einschließlich beider Unterschriften je Vorgang. Auf Wunsch anonymisieren Sie die Person, dann werden ihre Unterschriften endgültig gelöscht und die Vorgangszeilen bleiben ohne Namen stehen.
Sie wechseln den Tarif, mehr nicht. Die Grenzen sind Schlüssel, Benutzer und Tablets, nicht die Zahl der Vorgänge. Wer viel ausgibt, zahlt deshalb nicht mehr. Im Plus-Tarif und beim Kauf gibt es keine Mengengrenze.
Legen Sie Ihre Firma an und probieren Sie PixKey aus, ohne Zahlungsdaten. Für einen Kauf mit Installation oder bei Fragen schreiben Sie uns.